PCM FABERS PRO 3.1: Sistema de Gestão da Manutenção Industrial em Excel

O PCM FABERS PRO 3.1 é um sistema de Planejamento e Controle da Manutenção (PCM) em Excel para a gestão da manutenção industrial. Em um só arquivo, ele organiza o caminho de cada pedido: da solicitação de serviço à ordem de serviço, da execução ao encerramento, até os indicadores de MTBF, MTTR, disponibilidade e OEE.

Mais do que uma planilha PCM de registros, ele funciona como uma central da manutenção. Cada pedido segue um fluxo com prioridade, prazo e criticidade. O estoque é baixado pelos apontamentos, as preventivas viram ordens de serviço e os painéis são calculados a partir do que a equipe registra: ninguém digita nada nos dashboards.

Para quem o PCM FABERS foi desenvolvido

Para indústrias que precisam estruturar o PCM sem assinar um software com mensalidade:

• equipes de manutenção e PCM que hoje controlam pedidos em papel ou em planilhas soltas;
• supervisores que precisam de programação, backlog e indicadores calculados a partir dos registros;
• técnicos que registram serviços executados, horas e materiais;
• almoxarifados que controlam peças e compras da manutenção;
• gestores de produção que acompanham paradas, TPM e OEE.

Problemas que ele ajuda a organizar

• Pedidos de manutenção sem registro, prioridade ou prazo.
• Ordens de serviço sem histórico de horas, paradas e materiais.
• Preventivas controladas de memória e peças sem saldo conhecido.
• Indicadores montados à mão, a partir de anotações espalhadas.

Como o sistema está organizado

A TELA INICIAL é o ponto de partida, com os botões de cada área:

• Solicitante: abrir uma solicitação de serviço e consultar o andamento.
• Técnico: apontar a execução e consultar as ordens de serviço.
• PCM: programação, indicadores, máquinas e planos de manutenção.
• Almoxarifado: estoque e compras.

O quadro COMO ESTÁ HOJE deixa à vista as SS abertas, as OS abertas, as OS atrasadas e o OEE do período.

Em cada aba, uma barra de botões leva às outras telas, e o botão INÍCIO volta à tela inicial. As abas de registro explicam no topo para que servem e mostram o próximo número a usar. As cores dizem o que fazer: nas abas de registro, cabeçalho escuro é para preencher e cabeçalho verde é cálculo automático; nas telas, campo azul é para digitar e campo escuro é preenchido pelo sistema.

Como funciona o fluxo: SS, OS, apontamento e encerramento

O fluxo tem seis etapas, cada uma com tela ou botão próprio:

• Solicitação (SS): quem encontrou o problema registra o pedido.
• Triagem: o PCM avalia a SS e gera a ordem de serviço (OS).
• Execução: o técnico aponta horas, parada e materiais.
• Encerramento: causa, componente e solução ficam registrados.
• Ficha da OS: impressa ou em PDF, com campos de assinatura.
• Indicadores: programação, custos, MTBF, MTTR e OEE calculados a partir dos registros.

1. Solicitação de serviço (SS)

Na tela ABRIR SS, o solicitante (operador, encarregado ou produção) escolhe nas listas o próprio nome, o setor e o equipamento. A TAG e a criticidade do ativo aparecem sozinhas. Depois ele escolhe a origem e a prioridade, descreve o problema e salva; o sistema mostra o número da SS para acompanhamento.

A prioridade tem 5 níveis, e cada um define o prazo de atendimento da OS: Emergencial (4 h), Urgente (24 h), Alta (72 h), Média (168 h) e Baixa (360 h).

A criticidade (A: crítico, B: importante, C: auxiliar) vem do cadastro do ativo. Se uma solicitação pedir outra, ela pode ser escolhida na abertura, sem mudar o cadastro da máquina: a escolha vale para a SS e para a OS gerada dela. Valor fora da lista é recusado.

Para acompanhar o pedido, o quadro CONSULTAR STATUS DA SS mostra o status, a data, a decisão da triagem, a OS gerada e a descrição.

2. Triagem e ordem de serviço de manutenção (OS)

A triagem acontece na aba OPERAÇÃO. O formulário lista as SS pendentes e, ao escolher uma, mostra o solicitante, o setor, o ativo com a criticidade, a prioridade e o texto do pedido. O PCM registra a decisão e o responsável e pode gerar a OS ou cancelar a SS. A prioridade só muda com a autorização marcada no próprio formulário.

A OS gerada fica vinculada à SS e herda a prioridade, o prazo de atendimento e a criticidade.

Serviços que não vieram de uma solicitação entram como OS direta. Você escolhe o ativo (setor, linha e criticidade aparecem ao lado), o tipo de manutenção e a prioridade e, no planejamento, informa técnico responsável, turno, início e fim previstos, HH planejada, parada prevista e status inicial.

O controle cobre manutenção corretiva (planejada ou emergencial), preventiva, preditiva, inspeção, lubrificação e melhorias.

3. Apontamento da execução

Na tela APONTAR OS, o técnico escolhe a ordem (a lista só mostra as OS que podem receber apontamento) e confere o ativo, o responsável, a previsão de fim, o status e a descrição no quadro de verificação. Em seguida, registra:

• quem executou, data e hora de início e de fim, e o turno;
• se houve parada do equipamento e por quanto tempo, com a condição da parada e a categoria da perda;
• até 4 materiais, com a quantidade de cada um;
• o serviço executado.

Cada OS aceita vários apontamentos, por exemplo um por técnico ou por dia. As horas trabalhadas (HH) e o custo da mão de obra de cada apontamento ficam na aba APONTAMENTOS.

Os materiais seguem regras claras. Item do estoque dá baixa automática, e o apontamento é bloqueado se o saldo não for suficiente, sem gravar nada. Material não cadastrado fica registrado no apontamento, sem baixa, e aparece na Ficha da OS. Antes de usar uma peça, você pode consultar o saldo na própria tela.

4. Encerramento com causa, componente e solução

O encerramento começa por um resumo da OS: status, apontamentos, materiais, HH real e planejada, parada real, custos, datas previstas e reais e pendências. Depois você informa causa, componente, solução, outros custos, quem encerrou e a data. A OS passa a Concluída, e essas informações alimentam os Paretos de falhas e os indicadores de confiabilidade.

5. Ficha da OS para imprimir ou salvar em PDF

Na aba FICHA OS, basta escolher o número da ordem: a ficha se preenche sozinha, no modelo de duas páginas A4, com cabeçalho e sete seções:

• cabeçalho com o nome da sua empresa, o número, o status e a situação da OS;
• informações: solicitante, data da SS, origem, localização, equipamento, TAG, tipo, prioridade e criticidade;
• descrição do serviço e do planejamento;
• execução, com uma linha por apontamento (datas, horas, HH, parada e condição) e o serviço realizado;
• insumos e recursos: materiais do estoque, com quantidade, unidade, código e custos, e materiais não cadastrados;
• análise de causa e efeito: problema, causa e solução;
• dados do PCM: datas previstas e reais, HH, paradas, turno, custos e atraso;
• encerramento, com a avaliação do solicitante e 6 assinaturas: executante, supervisor, líder da manutenção, PCM, líder da unidade e solicitante.

O que o sistema não registra, como "É terceirizado?", a avaliação do solicitante e as assinaturas, já sai com espaço para preencher à mão. O botão IMPRIMIR abre a visualização de impressão, e nada vai para a impressora sem a sua confirmação. Para gerar o PDF, escolha a impressora "Microsoft Print to PDF".

Central OPERAÇÃO: o que pede atenção hoje

A aba OPERAÇÃO reúne as rotinas do dia em quatro grupos de botões:

• Registrar: nova SS, nova OS, apontar OS e encerrar OS.
• Chão de fábrica: produção, parada e TPM.
• Planejar e suprir: triagem das SS, preventivas, estoque e compras.
• Analisar: consulta, anomalias e envio dos apontamentos com parada para o OEE.

No topo, o resumo operacional mostra em números o que precisa de ação: SS aguardando triagem, OS abertas, programadas para hoje, atrasadas e em execução, preventivas vencidas e a vencer, apontamentos pendentes para o OEE, anomalias TPM, estoque crítico, compras pendentes e atrasadas, e a produção e as paradas do dia.

Programação da manutenção

A aba PROGRAMAÇÃO é calculada a partir das ordens de serviço, dos planos e das solicitações. Você só escolhe a semana e o mês de referência, e ela mostra:

• OS em aberto, programadas, em execução e atrasadas, e as preventivas a vencer;
• o backlog em HH, a capacidade e a ocupação da equipe na semana;
• a carga de mão de obra de cada técnico, por dia;
• o calendário do mês, com as OS programadas e as preventivas a executar;
• a lista de OS atrasadas.

A capacidade usa a HH disponível por técnico e o fator de produtividade que você define nos parâmetros.

Ativos, planos e preventivas

Gestão de ativos industriais

Cada ativo ocupa uma linha da aba ATIVOS, com TAG, nome, descrição, setor, linha de produção, criticidade e parâmetros de TPM e OEE. Depois de cadastrado, ele passa a aparecer nas listas das telas e nos indicadores por equipamento: falhas, horas paradas, MTTR e disponibilidade.

Planos de manutenção preventiva e autônoma

Os planos ficam organizados por ativo, com tipo de manutenção, tarefa, periodicidade e checklists. O executor define o tipo de plano: Manutenção, para a manutenção planejada, ou Operador, para a manutenção autônoma (TPM).

Os planos vencidos e a vencer aparecem na OPERAÇÃO, com alerta de antecedência configurável (7 dias, por padrão). O botão Preventivas pergunta quantos dias à frente considerar e gera as OS dos planos vencidos ou que vencem nesse prazo. Os checklists da manutenção autônoma são executados pelo botão TPM.

Controle de estoque para manutenção e compras

Cada item de estoque tem código interno, descrição, categoria, unidade e localização. Ninguém digita saldo: ele é calculado pelas movimentações. O saldo inicial entra como movimentação, as entradas de compra somam e as baixas dos apontamentos subtraem. O valor e a situação de cada item também são calculados.

Os itens que chegam ao ponto de pedido aparecem como estoque crítico na OPERAÇÃO, com saldo, ponto de pedido, quantidade já em compra e a indicação "Repor".

As compras são registradas por item, quantidade e fornecedor. Quando o material chega, a entrada é lançada nas movimentações com o número da compra. As compras pendentes aparecem na OPERAÇÃO com a situação e o atraso em dias.

Produção, paradas, TPM e OEE

A mesma planilha registra o que acontece no chão de fábrica:

• Produção por turno e paradas, que formam a base do cálculo do OEE.
• Integração PCM → OEE: um botão leva para o registro de paradas os apontamentos com parada dos ativos que participam do OEE, sem digitar a mesma parada duas vezes.
• Manutenção autônoma: execução dos checklists dos planos do operador.
• Anomalias TPM e kaizen.
• Treinamentos e matriz de habilidades, com o nível requerido, o atual e a diferença (gap).
• Ocorrências de segurança, por gravidade e tipo.

Indicadores de manutenção e dashboards

Os cinco painéis são calculados a partir dos registros. Você escolhe os filtros no painel executivo: período, setor, linha, ativo, criticidade, turno e tipo de manutenção. Eles valem também para os outros painéis; no TPM valem período, setor, linha e ativo, e no OEE o tipo de manutenção não se aplica.

DASH INÍCIO: visão executiva

São 18 indicadores com valor real, meta, tendência e semáforo, entre eles OEE, disponibilidade, backlog, cumprimento das preventivas, custos, MTBF e MTTR. O painel também destaca os ativos com mais horas paradas por falha, com MTTR e disponibilidade. As metas ficam numa tabela da aba CONFIGURAÇÕES, para você ajustar à realidade da sua fábrica.

DASH MANUTENÇÃO

Carteira de OS, programação, backlog em HH por setor e por ativo, HH por técnico, custos por ativo e por tipo de manutenção, e suprimentos.

DASH CONFIABILIDADE

MTBF, MTTR e disponibilidade, rankings de ativos por número de falhas e por horas paradas, Paretos de causas e de componentes e tendência de 12 meses.

DASH TPM

Cumprimento da manutenção autônoma, anomalias, kaizen, matriz de habilidades e segurança.

DASH OEE

Disponibilidade, performance e qualidade por linha, ativo, turno, dia e mês, com Pareto das perdas, tendências e diagnóstico. Os valores são ponderados pelo tempo planejado, e quebra, setup ou ajuste e falta de material contam sempre como tempo perdido.

Consulta e histórico

O botão Consulta, na OPERAÇÃO, pesquisa OS ou SS com filtros por número, ativo, técnico, período, status, tipo e prioridade, e mostra o total de resultados. Para uma OS, ele abre a ficha ou gera o PDF direto.

O registro completo fica nas abas SOLICITAÇÕES, ORDENS DE SERVIÇO e APONTAMENTOS. Para corrigir um dado já salvo, basta editar a linha nas colunas de preenchimento.

Configurações e personalização

A aba CONFIGURAÇÕES é a fonte única das listas suspensas do sistema. Nela você ajusta:

• o nome da empresa, que aparece nas telas e na Ficha da OS;
• técnicos e operadores, setores, linhas de produção, turnos e fornecedores;
• criticidades, prioridades, causas, componentes e tipos de manutenção;
• as metas dos indicadores;
• os parâmetros de cálculo: horas de operação por dia, duração do turno e tempo planejado, custo padrão da hora parada, antecedência de alerta dos planos, HH disponível por técnico e fator de produtividade.

Um índice na própria aba mostra onde fica cada tabela.

Automações e recursos do sistema

• Formulários com macros (VBA) para solicitação, triagem, OS, apontamento, encerramento, produção, paradas, TPM, anomalias, estoque, compras e consulta.
• Validações nas telas: listas suspensas, campos obrigatórios, prazo definido pela prioridade e bloqueio de baixa sem saldo.
• LOG automático das ações relevantes (criação e encerramento, apontamentos, impressões e PDFs, erros), com os registros mais antigos arquivados automaticamente.
• Dados de demonstração: a planilha vem preenchida com ativos, solicitações, ordens, apontamentos e itens de exemplo, para você ver tudo funcionando antes de lançar os seus. As linhas de exemplo podem ser apagadas quando você começar.

O que diferencia este sistema PCM de uma planilha básica

• Rastreabilidade: cada OS mantém o vínculo com a SS, os apontamentos, os materiais e o encerramento.
• Regras de controle: prazo pela prioridade, criticidade herdada e bloqueio de baixa sem saldo.
• Integração: manutenção, estoque, compras, TPM e OEE no mesmo arquivo, alimentando os mesmos indicadores.

O que você recebe

Um arquivo compactado (.rar), liberado no Portal do Cliente e enviado por e-mail, com:

• PCM_FABERS_V3.1.xlsm: o sistema, com dados de demonstração que podem ser apagados;
• Manual do usuário em PDF (revisão 4, 32 páginas), com o passo a passo de cada rotina e as telas reais da versão homologada;
• LEIA-ME com os primeiros passos.

Entrega imediata após a confirmação do pagamento. Link disponível por 30 dias, com até 10 downloads. Pagamento único, sem mensalidade. O arquivo baixado fica no seu computador: guarde uma cópia.

Requisitos, compatibilidade e limitações

• Requisito: Microsoft Excel para Windows, do Microsoft 365, com macros habilitadas. É o ambiente em que a versão 3.1 foi testada.
• Excel 2021, 2019 e anteriores e Excel para Mac não foram testados. No Excel na Web, no celular e no Google Planilhas as macros não funcionam.
• Uso por uma pessoa por vez, com o arquivo salvo em uma pasta do computador (não abra direto do e-mail ou do navegador). Faça cópias de segurança com frequência.
• É um arquivo do Excel que fica no seu computador, não um sistema online, e não tem integração com ERP.
• A Ficha da OS foi projetada para duas páginas A4; com conteúdo muito extenso, pode ocupar uma página a mais. Ela mostra até 8 apontamentos (quando há mais, avisa e remete à aba APONTAMENTOS) e até 8 materiais do estoque (os demais ficam registrados na aba MOVIMENTAÇÕES).
• O campo "É terceirizado?" da ficha é sempre preenchido à mão, porque o sistema não registra essa informação.
• Os indicadores mostram o que foi registrado: a qualidade dos números depende de a equipe apontar as ordens, as paradas e a produção.

Proteção da planilha e suporte

Telas, painéis, estrutura das abas e código das macros são protegidos com senha, para preservar as fórmulas e os dashboards. Não é possível inserir, excluir, renomear ou mover abas, e as fórmulas das telas e dos painéis ficam ocultas. Os campos de entrada e as abas de registro e de cadastro (solicitações, ordens, apontamentos, ativos, planos, estoque, movimentações, compras, configurações, TPM e OEE) continuam livres para digitação, e não é preciso desproteger nada para usar o sistema. A senha não é fornecida: pedidos de alteração em áreas protegidas devem ser encaminhados ao suporte da Fabers Negócios.

Está começando? Leia o guia O que é PCM e como estruturar um plano de controle da manutenção. Para priorizar problemas e analisar falhas, veja a Planilha Matriz GUT e a Planilha FMEA.

Perguntas frequentes

O PCM FABERS calcula MTBF, MTTR e OEE automaticamente?

Sim. Os indicadores vêm das OS, dos apontamentos, da produção e das paradas registradas; basta escolher os filtros.

Ele gera ordens de serviço preventivas?

Sim. O botão Preventivas gera as OS dos planos vencidos ou que vencem no prazo informado (o padrão é 7 dias).

Preciso saber programar ou mexer em VBA?

Não. As rotinas são feitas em telas e formulários com botões, e o código das macros é protegido. Basta habilitar as macros ao abrir o arquivo; o manual mostra como.

Posso apagar os dados de demonstração?

Sim. As linhas de exemplo das abas de registro podem ser apagadas quando você começar a lançar os seus dados.

Funciona no Google Planilhas, no Mac ou no celular?

Não. O sistema depende de macros e foi testado no Excel para Windows do Microsoft 365; no Excel na Web, no celular e no Google Planilhas as macros não funcionam, e o Mac não foi testado.

Várias pessoas podem usar ao mesmo tempo?

Não. Use uma pessoa por vez, com o arquivo salvo no computador.

Posso personalizar listas, cadastros e metas?

Sim, na aba CONFIGURAÇÕES: técnicos, setores, linhas, turnos, fornecedores, causas, componentes, tipos de manutenção, metas e parâmetros. Telas, painéis e fórmulas são protegidos.

Como recebo o arquivo? Tem mensalidade?

Entrega imediata após a confirmação do pagamento: o .rar é liberado no Portal do Cliente e enviado por e-mail. Link disponível por 30 dias, com até 10 downloads. Pagamento único, sem mensalidade.